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# Hóspedes e comunicação
> Reúna o histórico de cada hóspede e prepare mensagens para os momentos importantes da estadia.
Uma reserva não termina no calendário. Antes da chegada, a equipe precisa confirmar informações; durante a estadia, pode precisar localizar um contato; depois do check-out, é útil manter o histórico para um próximo atendimento.
A Airbee conecta esse relacionamento em duas áreas: o cadastro de hóspedes organiza dados, reservas e etapa da jornada, enquanto Mensagens prepara os e-mails enviados em acontecimentos como confirmação, cancelamento, proximidade do check-in e fim da estadia.
## Antes da chegada
O cadastro pode começar na jornada de reserva ou ser criado pela equipe. Nome, e-mail e telefone formam a base do contato; documento de identificação, data de nascimento e observações podem complementar o registro quando forem necessários para a operação. O documento pode ser CPF, CNPJ, passaporte, documento nacional, carteira de motorista, documento estadual, permissão de residência ou outro tipo informado pela equipe. A Airbee valida CPF e CNPJ; nos demais tipos, o valor é livre, com até 80 caracteres.
Na lista, a equipe consegue pesquisar por nome, e-mail, telefone ou documento e identificar rapidamente a etapa de cada pessoa:
| Etapa mostrada | O que ela ajuda a reconhecer |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Contato | A pessoa está cadastrada, mas ainda não possui uma estadia identificada. |
| Reserva não confirmada | Houve uma solicitação, checkout ou pagamento iniciado, mas a estadia ainda não está confirmada. |
| Reserva ativa | Existe uma reserva confirmada para uma data futura. |
| Hospedado agora | O período atual está dentro das datas da estadia. |
| Já se hospedou | A pessoa possui uma estadia anterior no histórico. |
Quando uma reserva é confirmada ou cancelada, a mensagem correspondente pode ser enviada com dados da própria estadia. Para preparar a chegada, também é possível ativar um lembrete de check-in e definir quantos dias antes ele será enviado.
## Durante e depois da estadia
Ao abrir um hóspede, a equipe encontra os meios de contato, notas internas, atividade recente e o histórico de reservas com acomodação, período, situação e valor registrado. O telefone cadastrado também pode abrir uma conversa no WhatsApp.
Depois do check-out, uma mensagem de agradecimento pode ser programada para manter o contato. O cadastro continua disponível e passa a mostrar que a pessoa já se hospedou, o que ajuda a reconhecer um retorno sem depender da memória da equipe.
As mensagens editáveis permitem ajustar:
* ativação e antecedência, quando houver agendamento;
* título e corpo do e-mail;
* informações variáveis, como nome, acomodação, datas e valor;
* presença da marca do anfitrião e da foto da acomodação;
* pré-visualização com dados de exemplo e envio de teste para a própria equipe.
## Uma rotina possível
Uma pousada com dez quartos recebe uma reserva para o próximo feriado. Assim que a confirmação acontece, o hóspede recebe o resumo da estadia. Dois dias antes do check-in, a mensagem preparada pela pousada reforça data, endereço e canal de contato.
No dia da chegada, a recepção localiza a pessoa pelo telefone, consulta a reserva relacionada e registra uma observação interna sobre uma preferência informada durante o atendimento. Depois do check-out, o agradecimento programado encerra a jornada sem exigir um envio manual.
## Cuidados importantes
* Uma mensagem editável só é disparada quando estiver ativa e o acontecimento correspondente ocorrer.
* Informações variáveis dependem dos dados disponíveis no cadastro, na reserva, na acomodação e no perfil do anfitrião.
* E-mails operacionais ligados a segurança e documentos são controlados pela Airbee e não podem ser personalizados como as mensagens da jornada.
* Observações do hóspede são internas e devem conter somente informações necessárias para o atendimento.
* Antes de excluir ou alterar um contato, revise o histórico associado para não perder uma referência importante da operação.
* A comunicação por WhatsApp parte do número cadastrado, mas a conversa acontece fora do histórico de mensagens da Airbee.
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