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Este guia ajuda você a escolher a ação correta quando não precisa mais de uma reserva, acomodação, hóspede ou outro registro da Airbee. Você também verá o que permanece guardado e quando uma exclusão remove informações relacionadas. Na Airbee, cancelar, arquivar, desvincular e excluir têm resultados diferentes:
  • Cancelar encerra uma operação, mas mantém o histórico.
  • Arquivar tira um item de uso ou de exibição sem apagá-lo.
  • Desvincular mantém os dois itens, mas remove a relação entre eles.
  • Excluir remove o registro definitivamente quando não há um histórico que precisa ser preservado.

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Antes de começar

Antes de confirmar uma ação:
  • confira se o item tem reserva, pagamento, contrato ou utilização registrada;
  • confirme se você quer apenas tirá-lo de uso ou removê-lo de vez;
  • lembre-se de que cancelar uma reserva paga não faz um reembolso automaticamente;
  • verifique se você tem permissão para realizar a ação na operação selecionada.
Cancelamento e reembolso são ações diferentes. Ao cancelar uma reserva paga, consulte o pagamento relacionado antes de combinar qualquer devolução com o hóspede.

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Exemplo prático

Marina administra o Chalé da Serra. A equipe criou duas reservas para o mesmo atendimento por engano. Uma delas ainda está pendente e não possui pagamento nem contrato. Essa cópia pode ser excluída. A outra reserva já foi confirmada e possui pagamento registrado. Nesse caso, se a estadia não for mais acontecer, Marina deve cancelá-la. A reserva deixa de ocupar o calendário, mas continua disponível para consulta junto com o hóspede e o histórico financeiro.

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Como escolher a ação

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Confira o histórico do item

Abra o item que deseja remover e procure reservas, pagamentos, contratos, utilizações ou outros registros relacionados. Quando existe histórico, prefira Cancelar, Arquivar ou Desativar.
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Escolha entre cancelar, arquivar ou excluir

Use Cancelar para encerrar uma reserva sem apagar o que aconteceu. Use Arquivar ou Desativar para tirar um item de uso sem perder seu histórico. Use Excluir somente quando o item foi criado por engano ou ainda não possui movimentações relacionadas.
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Leia a confirmação antes de continuar

A Airbee informa quando outros itens serão removidos, preservados ou apenas desvinculados. Revise essa mensagem antes de confirmar uma ação irreversível.
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Confira o resultado

Volte à lista ou ao calendário e confirme se o item saiu de uso, deixou de ocupar datas ou foi removido conforme esperado. Consulte também o perfil do hóspede e o Financeiro quando a ação envolver uma reserva.

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O que acontece em cada caso

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Por que alguns itens permanecem guardados

Uma operação de hospedagem precisa manter contexto para que a equipe consiga responder perguntas e conferir o que aconteceu. Por isso, a Airbee preserva itens relacionados a:
  • pagamentos, recebimentos, reembolsos e contestações;
  • contratos e registros de assinatura;
  • reservas confirmadas, canceladas ou já realizadas;
  • utilização de descontos e cupons;
  • alterações de acesso da equipe.
Manter esse histórico evita que uma exclusão simples transforme um pagamento em um valor sem explicação ou faça uma reserva desaparecer do perfil de um hóspede.

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Quando excluir um item também remove outros

Alguns itens existem apenas como parte de outro cadastro. Quando o cadastro principal pode ser excluído definitivamente, esses itens relacionados também deixam de ter utilidade. Exemplos:
  • excluir uma acomodação sem histórico remove suas fotos, calendários e regras próprias;
  • excluir uma regra de preço remove seus vínculos com acomodações e períodos;
  • excluir um desconto nunca utilizado remove os cupons criados para ele;
  • excluir uma foto remove sua exibição na acomodação e pode alterar a capa.
Antes dessas ações, a Airbee apresenta uma confirmação com o efeito esperado.

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Como conferir o resultado

  • Uma reserva cancelada aparece como Cancelada e deixa de ocupar as datas.
  • Uma acomodação arquivada sai do ar e continua disponível entre os itens arquivados.
  • Um hóspede com histórico continua relacionado às reservas que precisam ser consultadas.
  • Pagamentos e transações continuam disponíveis no Financeiro.
  • Um item excluído definitivamente não aparece mais na lista correspondente.

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Se algo não sair como esperado

  • A opção Excluir não aparece: o item possui histórico ou é controlado por outra origem. Procure Cancelar, Arquivar, Desativar ou Desconectar.
  • A reserva foi cancelada, mas o pagamento continua visível: isso é esperado. Revise o pagamento e faça o reembolso separadamente quando necessário.
  • A acomodação foi arquivada em vez de excluída: existe histórico relacionado que precisa permanecer disponível.
  • Um calendário foi desconectado, mas as reservas continuam no calendário: desconectar interrompe novas atualizações; não apaga automaticamente o histórico importado.
  • Você não consegue remover um membro: confirme sua permissão e verifique se a pessoa é a responsável principal pela operação.

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Próximos passos

Reservas

Entenda os status e como cada reserva afeta o calendário.

Calendários

Veja como conectar, sincronizar e acompanhar calendários externos.

Hóspedes e comunicação

Conheça o histórico reunido no perfil de cada hóspede.

Payments e Financeiro

Saiba como acompanhar pagamentos, recebíveis e movimentações.