Integrando calendários

Este guia explica como funciona a integração de calendários da Airbee: o que o padrão iCal permite, o que ele não permite, com que frequência as datas são atualizadas e quais cuidados evitam reserva duplicada. Se você já entendeu o funcionamento e quer o passo a passo de um canal específico, vá direto para Airbnb ou Booking.com.

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O que é a integração por iCal

iCal é um formato de calendário usado pelas grandes plataformas de hospedagem. Cada anúncio tem uma URL secreta que devolve uma lista de períodos ocupados. A integração funciona por consulta: um lado guarda a URL do outro e vai buscar o conteúdo de tempos em tempos. Não existe aviso instantâneo. Isso explica quase tudo sobre prazos e limitações descritos neste guia. Na Airbee, cada acomodação tem:

• uma URL de saída para cada canal de destino, que você cola no canal externo correspondente;
• uma conexão por canal, onde você cola a URL do Airbnb, do Booking.com ou da Vrbo.

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Antes de começar

Você precisa ter:

• pelo menos uma acomodação cadastrada na Airbee;
• acesso ao anúncio correspondente no canal externo;
• o plano compatível com o canal desejado.

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As duas direções da sincronização

A conexão só fica completa quando os dois lados são configurados. São duas ações independentes.

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Exemplo prático

O Chalé da Serra é anunciado no Airbnb e também recebe reservas pelo link direto da Airbee. Marina conecta as duas direções. A partir daí, uma reserva feita no Airbnb ocupa as mesmas datas na Airbee, e um bloqueio criado na Airbee para uma manutenção passa a ocupar as mesmas datas no Airbnb assim que o Airbnb consultar a URL novamente.

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Como conectar

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Se você conectou uma URL antiga da Airbee

As URLs atuais identificam qual canal vai receber o calendário. Por isso, cada destino tem o seu próprio endereço. Se a conexão foi criada quando a Airbee ainda fornecia uma URL única:

1. abra Acomodações → acomodação → Calendários;
2. em Enviar esta acomodação para outros canais, escolha o destino;
3. copie a nova URL;
4. no canal externo, abra a conexão de calendário importada da Airbee e substitua a URL;
5. se o canal não permitir editar o endereço, remova somente essa conexão importada e adicione-a novamente com a nova URL;
6. solicite uma atualização manual no canal para conferir o resultado.

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Frequência das atualizações

A Airbee controla apenas o ritmo de leitura dos calendários externos. Você também pode usar Sincronizar agora a qualquer momento. Depois de uma sincronização manual, a ação fica disponível novamente após 60 segundos.

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Quanto tempo cada canal leva para ler a Airbee

Esses prazos pertencem a cada plataforma e podem mudar sem aviso. Quando precisar de efeito imediato, use a atualização manual dentro do canal.

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Bloqueie sempre em um lugar só: a Airbee

A Airbee é o calendário que recebe as informações de todos os canais conectados. Por isso ela é o lugar certo para você agir, e os canais externos são o lugar certo para apenas consultar o resultado. O erro mais comum acontece assim: o anfitrião bloqueia uma data na Airbee, olha o Airbnb ou o Booking.com, ainda não vê a data fechada e conclui que a integração falhou. Para garantir, cria o mesmo bloqueio dentro do canal. Na verdade nada havia falhado — o canal apenas ainda não tinha vindo consultar a URL. O problema é o que esse segundo bloqueio provoca:

• o bloqueio criado no canal externo volta para a Airbee na próxima leitura, como bloqueio externo;
• esse bloqueio importado passa a ocupar as datas na Airbee e só desaparece quando for removido no canal de origem;
• ao liberar a data na Airbee, ela continuará ocupada pelo bloqueio importado, e não será possível removê-lo por aqui;
• o mesmo período passa a ser controlado em dois lugares diferentes, e liberar a data exige lembrar dos dois.

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O que é compartilhado

O iCal transporta disponibilidade, não os dados comerciais da reserva. Uma reserva importada aparece no calendário da Airbee como reserva externa, identificada pelo canal de origem, sem hóspede vinculado e sem valores. No sentido de saída, a Airbee envia as datas de reservas confirmadas, de reservas aguardando pagamento e dos bloqueios manuais da acomodação. O canal externo recebe apenas o período ocupado e uma identificação neutra, sem dados do hóspede. A URL é específica para o canal escolhido. Assim, uma ocupação importada do Booking.com, por exemplo, pode ser enviada ao Airbnb, mas não é devolvida ao próprio Booking.com.

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Limitações que valem conhecer

• Não é tempo real. Existe uma janela entre a reserva acontecer em um canal e a data ficar ocupada no outro. Para estadias muito próximas, confira o calendário depois de confirmar uma reserva.
• A integração não substitui um channel manager. Ela alinha disponibilidade, não sincroniza preços, estadia mínima, regras nem conteúdo do anúncio.
• Uma URL representa um anúncio. Se um mesmo anúncio externo agrupa várias unidades, o iCal não informa qual unidade foi ocupada.
• O Booking.com não separa reserva de bloqueio. O calendário dele marca os dois casos como período fechado. A Airbee registra a data como ocupada, sem afirmar o motivo.
• Datas passadas não são enviadas. Bloquear um período que já aconteceu não altera nada nos canais externos.
• Reservas importadas não são excluídas pela Airbee. Elas pertencem ao canal de origem e saem do calendário quando desaparecem do calendário dele.
• A URL precisa ser pública. Endereços internos, de rede local ou protegidos por login são recusados na conexão.

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Cancelamentos e liberação de datas

Quando uma reserva deixa de existir no canal externo, a Airbee espera o mesmo evento faltar em três sincronizações bem-sucedidas seguidas antes de liberar as datas. Essa proteção vale tanto quando falta apenas uma reserva quanto quando o calendário inteiro vem vazio. Se o evento reaparecer em qualquer leitura, a contagem é zerada. Novas reservas continuam entrando já na primeira sincronização bem-sucedida. Períodos que já terminaram permanecem no histórico da acomodação mesmo quando saem do calendário externo.

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Como conferir o resultado

Em Configurações → Integrações, cada acomodação mostra um status: Confirme também que uma reserva externa aparece nas mesmas datas do calendário da Airbee e que uma reserva ou bloqueio criado na Airbee aparece no canal depois da próxima consulta feita por ele.

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Se algo não sair como esperado

• Nenhuma acomodação aparece na integração: cadastre a acomodação antes de conectar o calendário.
• O status mostra Atenção: clique em Sincronizar agora. Se continuar, gere ou copie novamente a URL no canal externo, porque links revogados param de responder.
• Booking.com ou Vrbo aparecem bloqueados: esses canais fazem parte do plano Unlimited.
• A reserva criada na Airbee ainda não apareceu no outro canal: confirme se a URL da Airbee foi importada no anúncio correto e se foi gerada para aquele destino. Aguarde a próxima consulta do canal ou use a atualização manual disponível nele.
• As datas ocupadas estão trocadas de imóvel: provavelmente a URL de um anúncio foi colada na acomodação errada. Desconecte e conecte novamente com a URL correta.

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Próximos passos