Na área de Mensagens, cada comunicação pode ser ativada e personalizada de acordo com o momento da reserva ou da estadia.
Antes da chegada
O cadastro pode começar na jornada de reserva ou ser criado pela equipe. Nome, e-mail e telefone formam a base do contato; documento de identificação, data de nascimento e observações podem complementar o registro quando forem necessários para a operação. O documento pode ser CPF, CNPJ, passaporte, documento nacional, carteira de motorista, documento estadual, permissão de residência ou outro tipo informado pela equipe. A Airbee valida CPF e CNPJ; nos demais tipos, o valor é livre, com até 80 caracteres. Na lista, a equipe consegue pesquisar por nome, e-mail, telefone ou documento e identificar rapidamente a etapa de cada pessoa:
Quando uma reserva é confirmada ou cancelada, a mensagem correspondente pode ser enviada com dados da própria estadia. Para preparar a chegada, também é possível ativar um lembrete de check-in e definir quantos dias antes ele será enviado.
Durante e depois da estadia
Ao abrir um hóspede, a equipe encontra os meios de contato, notas internas, atividade recente e o histórico de reservas com acomodação, período, situação e valor registrado. O telefone cadastrado também pode abrir uma conversa no WhatsApp. Depois do check-out, uma mensagem de agradecimento pode ser programada para manter o contato. O cadastro continua disponível e passa a mostrar que a pessoa já se hospedou, o que ajuda a reconhecer um retorno sem depender da memória da equipe. As mensagens editáveis permitem ajustar:- ativação e antecedência, quando houver agendamento;
- título e corpo do e-mail;
- informações variáveis, como nome, acomodação, datas e valor;
- presença da marca do anfitrião e da foto da acomodação;
- pré-visualização com dados de exemplo e envio de teste para a própria equipe.
Uma rotina possível
Uma pousada com dez quartos recebe uma reserva para o próximo feriado. Assim que a confirmação acontece, o hóspede recebe o resumo da estadia. Dois dias antes do check-in, a mensagem preparada pela pousada reforça data, endereço e canal de contato. No dia da chegada, a recepção localiza a pessoa pelo telefone, consulta a reserva relacionada e registra uma observação interna sobre uma preferência informada durante o atendimento. Depois do check-out, o agradecimento programado encerra a jornada sem exigir um envio manual.Cuidados importantes
- Uma mensagem editável só é disparada quando estiver ativa e o acontecimento correspondente ocorrer.
- Informações variáveis dependem dos dados disponíveis no cadastro, na reserva, na acomodação e no perfil do anfitrião.
- E-mails operacionais ligados a segurança e documentos são controlados pela Airbee e não podem ser personalizados como as mensagens da jornada.
- Observações do hóspede são internas e devem conter somente informações necessárias para o atendimento.
- Antes de excluir ou alterar um contato, revise o histórico associado para não perder uma referência importante da operação.
- A comunicação por WhatsApp parte do número cadastrado, mas a conversa acontece fora do histórico de mensagens da Airbee.
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